RSS

Integrasi Sistem pada PLN PT. Persero dan Manfaat Integrasi tersebut bagi PLN PT. Persero di Yogyakarta

11 Mar
  1.  Pendahuluan

Teknologi Enterprise Resources Planning (ERP) merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan seluruh proses bisnis/departemen-departemen serta unit-unit bisnis dalam suatu perusahaan dengan menggunakan single data entry (Hamilton, 2002). Berdasarkan tujuannya, implementasi teknologi ERP di dalam sebuah perusahaan antara lain melakukan integrasi antara perencanaan penjualan dan perencanaan produksi, mengoptimalkan jumlah persediaan guna meningkatkan cash flow perusahaan, dan meningkatkan nilai kepuasan terhadap pelanggan dengan melalui sistem pengiriman, distribusi gudang dan fungsi administrasi lainnya. Dan tidak kalah pentingnya dari tujuan di atas adalah meningkatkan efisiensi perusahaan dengan ketelitian yang baik.

Untuk mensejajarkan diri dengan perusahaan-perusahaan penyedia listrik tingkat dunia, PT PLN (persero) dituntut untuk mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP), sistem yang mengintegrasikan seluruh elemen-elemen pada perusahaan termasuk unit-unit bisnis yang diakomodasikan oleh IT. Penerapan ERP ini diharapkan akan meningkatkan kompetensi perusahaan dan secara otomatis akan meningkatkan pelayanan. Penerapan ERP ini akan mengintegrasikan seluruh kantor PLN baik pusat maupun daerah secara on-line, dan seluruh kantor PLN tersebut akan terstandarisasi. Dengan penerapan ERP di lingkungan perusahaan, maka setiap pegawai diharuskan untuk beradaptasi dengan perubahan sistem yang terjadi.

Pengimplementasian ERP jelas akan merubah pola kerja suatu perusahaan, dan para pegawailah yang langsung menerima dampak dari perubahan itu.

Saat ini penerapan ERP pada perusahaan besar sudah menjadi kategori wajib, dapat diambil contoh perusahaan tenaga listrik seperti di malaysia dan china, berturut-turut diwakilkan oleh Tenaga Bhd. dan Shanghai Power telah lama menerapkan ERP. Untuk Indonesia, perusahaan BUMN yang menerapkan ERP mungkin dapat dihitung dengan jari.

2. Pembahasan

Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem Informasi Manajemen. Berbagi sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya. Secara manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka derajat integrasinya menjadi tinggi.

Keuntungan utama dari integrasi sistem informasi adalah membaiknya arus informasi dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang memerlukan waktu, namun demikian akan semakin banyak informasi yang relevan dalam kegiatan manajerial yang dapat diperoleh bila diperlukan. Keuntungan ini merupakan alasan yang kuat untuk mengutamakan (mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi karena tujuan utama dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat.

Keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya yang mendorong manajer untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen (bagian) nya agar secara rutin mengalir ke system lain yang memerlukannya. Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk membantu organisasi. Ide penerapan ERP di PT PLN (persero)  office Yogyakarta telah direncanakan dengan sangat matang seperti dikemukakan oleh Direktur Strategi Teknologi Informasi PT. PLN (persero).

ERP merupakan satu kesatuan dengan Strategi Utama PLN dalam membenahi operasional perusahaan secara keseluruhan. Penerapan ERP saat ini masih bersifat Pilot Project. Pengembangan selanjutnya adalah integrasi antar sistem dengan ERP. seperti pelayanan pelanggan CIS, penerapan ERP akan mendahulukan kantor yang telah menerapkan sistem pelayanan pelanggan terlebih dahulu, karena PLN sangat concern atas pelayanan pelanggan.

PT PLN (Persero) memilih SAP sebagai paket perangkat lunak ERP. Keputusan untuk menerapkan SAP bukanlah keputusan yang mudah karena penerapan SAP membutuhkan biaya yang tinggi. Kebutuhan biaya bukan hanya diperlukan untuk pembelian aplikasi SAP saja, tetapi juga untuk pembelian hardware, database, jaringan komunikasi data dan juga biaya konsultan yang membantu pekerjaan penerapan sistem. Setelah sistem SAP diterapkan, manajemen perlu mengetahui apakah penerapan sistem tersebut berhasil atau tidak. Pengukuran keberhasilan penerapan sistem informasi sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengetahui apakah investasi yang telah dikeluarkan memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Penerapan ERP di PLN sedikit-banyak telah merubah proses bisnis PLN secara keseluruhan terutama di bidang SDM disetiap unit pilot project PLN. Perubahan tersebut adalah seperti berikut:

> Manajemen Organisasi:

  • struktur organisasi dan perinciannya dikelola pada suatu sistem.
  • perubahan organisasi harus disetujui dan dikoordinasikan oleh kantor pusat PLN
  • jabatan dalam organisasi akan dikelompokkan berdasarkan kesamaan tugas dari jabatan-jabatan di perusahaan.
  • Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
  • Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
  • Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

> Administrasi pegawai

  • tanggal pada surat penggajian harus konsisten
  • pengelolaan informasi keluhan dan kedisiplinan pegawai dapat dilakukan di dalam sistem
  • perpindahan pegawai dapat dimonitor di dalam sistem

> Administrasi Waktu Kerja

  • Manajemen data berkaitan dengan waktu kerja pegawai termasuk waktu lembur dan lain sebagainya dilakukan tersentralisasi didalam sistem

>Penggajian

  • proses penggajian akan dipusatkan di kantor pusat tiap unit.
  • data tentang administrasi penggajian di kerjakan di kantor unit bersangkutan.
  • data tentang penggajian harus diintegrasikan dengan bagian keuangan.
  • agar memudahkan bagian pembukuan untuk mencatat penggajian.

3. Penutup

Penerapan ERP yang dilakukan oleh PLN PT. Persero Yogyakarta sedikit banyak telah membawa PLNmenjadi lebih maju. Karena semua system yang dilakukan telah terintegrasi secara otomotis dengan PLN pusat. Dengan adanya integrasi tersebut, diharapkan PLN PT. Persero Yogyakarta akan semakin loyal terhadap para pelanggan.

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada Maret 11, 2012 in SPSDP

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: