RSS

Analisi E-bisnis Perpustakaan UAD dengan Melibatkan Modul-Modul Paket ERP

06 Apr
  1. Pengertian ERP

perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan, bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.

Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi. Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.

2. Penerapan Modul ERP pada perpustakaan UAD dilihat dari sisi Fungsional Sistem

Dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online transaction processing).

Pada kasus perpustakaan UAD akan dijelaskan sebagai berikut :

  1. Modul OLAP

Modul OLAP digunakan untuk menyajikan informasi analitik kepada para pemegang keputusan, yaitu untuk pemimpin perpustakaan  UAD sehingga keputusan yang diambil akan membawa kepada hal yang terbaik bagi perpustakann UAD.

2.  Modul OLTP

Modul OLTP adalah lapis (layer) yang berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) dari setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data.

Misalkan saat memasukkan data peminjaman maka sistem OLTP akan melakukan verifikasi ke tabel petugas untuk memastikan otoritasnya, penelusuran apakah peminjam tersebut adalah anggota  yang sudah terdaftar hingga akhirnya data tersebut direkam dalam tabel peminjaman.

3. Penggunaan modul-modul standar dalam ERP perpustakaan UAD

Menurut teori yang ada, modul-modul standar terdiri dari Customer Relationship Managemen (Penjualan), Financial Resource Management (berhubungan dengan keuangan), Supply Chain Management (berhubungan dengan produksi), Human Resource Management (berhungan dengan SDM), Manufacturing Resource Planning (MRP II) . Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan sebagai berikut :

a.      Customer Relationship Management

Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas peminjaman buku dan pengembalian buku  dalam sebuah perpustakaan UAD. CRM  melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon anggota dan anggota saat ini, termasuk di dalamnya adalah pendaftaran anggota, pembayaran denda jika terjadi keterlambatan pengembalian buku.

b. Financial Resource Management

Adalah modul modul yang berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial sehingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa transaksi yang telah dilakukan. Beberapa isi dari modul ini adalah seperti traksaksi peminjaman dan pengembalian buku, transaksi pembayaran denda, transaksi pendaftaran, transaksi  pendataan buku.

c. Supply Chain Management

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan buku, peminjaman dan pengembalian buku yang dilakukan di perpustakaan UAD. Tujuan dari SCM adalah untuk melakukan efektifitas dan efisiensi mulai dari suppliers buku di perpustakaan UAD, petugas Perpustakaan UAD.

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perpustakaan UAD.

d. Human Resource Management

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perpustakaan UAD yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas bagi petugas yang membeli buku-buku, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja perpustakaan UAD dapat dikelola oleh modul ini.

e.      Manufacturing Resource Planning

Adalah evolusi dari Material Requirements Planning , yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master penjadwalan kerja perpustakaan UAD, perencanaan kapasitas buku-buku yang ditampung didalam perpustakaan UAD, dan pengontrolan pembelian stok buku-buku. MRP  telah memasukan unsur pengawasan dan pelaporan.

Manfaat dari modul MRP yaitu:

  • Layanan kepada anggota perpustakan UAD yang semakin bertambah baik
  • Investasi untuk inventori semakin berkurang
  • Produktivitas yang meningkat
  • Penyusunan Laporan  yang semakin baik
  • Membantu mencapai tujuan jangka panjang yang strategis
  • Membantu mengelola perubahan (contohnya, pengembangan buku baru atau pengembangan fasilitas yang ada di perpustakaan UAD)
  • Fleksibilitas dalam proses pelayanan anggota

4. Faktor Penentu Keberhasilan penerapan ERP di perpustakaan UAD

a. Proses yang jelas dalam peminjaman, pengembilan, pendaftaran,  dan pendataan buku di perpus UAD dalam sistem.

b. Petugas dalam menjalankan proses e-bisnis di UAD dengan baik dan benar.

c. Pendataan buku dan anggota yang di inputkan dengan baik dan jelas yang diinputkan dalam sistem.

d. Petugas dapat mengatasi denda disetiap buku yang melebihi tanggal pengembalian yang telah tersimpan di sistem.

e. Rekayasa ulang proses bisnis apabila terjadi kesalahan proses.

f. Pendataan dan informasi buku yang telah dipinjam dengan akurat. Karena apabila ada anggota yang akan meminjam buku akan mengetahui informasi buku yang akan dipinjam masih tersedia atau tidak di perpus tersebut yang telah disimpan dalam sistem.

g. Pengembalian buku dari anggota harus tepat waktu.

h. Bukun yang dipinjam oleh anggota setidaknya di jaga dengan baik.

i. Petugas dapat mengatasi apabila anggota komplain dengan pelayanan yang diberikan diperpus UAD.

5. Manfaat ERP pada perpustakaan UAD

Manfaat utama sistem ERP pada perpustakaan UAD  adalah integrasi erat diantara arsitektur modulnya. Namun, struktur ini juga memiliki potensi masalah. Misalnya untuk otorisasi transaksi peminjaman dan pengembalian buku, penyatuan berbagai fungsi proses bisnis, ketiadaan pemisahan tugas dan tanggung jawab, pengawasan, catatan transaksi  dan keamanan data warehaouse. Oleh karena itu, pengendalian internal dan audit sistem ERP merupakan komponen penting dalam implementasi ERP yang perlu dipahami oleh pemimpin perpustakaan UAD. Analisis terhadap pengendalian akses database, otorisasi transaksi peminjaman dan pengembalian buku,  pengecekan internal, verifikasi independen, kajian analitis merupakan beberapa bentuk aktivitas pengendalian dan pengauditan yang dapat dilakukan oleh auditor dan administrator sistem ERP yang ada di perpustakan UAD.

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada April 6, 2012 in SPSDP

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: