RSS

Analisis untuk Enterprise Perguruan Tinggi Universitas Ahmad Dahlan

06 Apr

Universitas Ahmad Dahlan adalah sebuah enterprise yang sudah banyak menjalankan beberapa proses bisnis, seperti contohnya proses bisnis pendaftaran mahasiswa baru, proses pembayaran kuliah, proses bisnis KRS online, proses bisnis pengambilan praktikum,dll. Untuk menjalankan semua proses bisnis tersebut UAD membutuhkan data dan informasi yang pastinya harus ter-update secara realtime sehingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan oleh rektor.  Data yang terdapat dalam UAD sudah tersimpan baik didalam sebuah database sehingga UAD sudah termasuk enterprise yang bisa menjalankan proses bisnisnya dengan baik.

1.      Executive information system

Suatu system meliputi computer  yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan enterprise UAD. Dimana eksekutif dipegang oleh rektor yang ia bertugas untuk memantau tugas dari bawahanny seperti dekan dan kaprodi. Rektor memungkinkan untuk memilih, mengakses dan menyatukan semua kebutuhan dengan piranti analisis desktop yang mudah digunakan dan tampilan data secara online. Pada dasarnya EIS itu terbagi menjadi 3 lapisan utama yaitu sebagai berikut :

  • Manajemen Support

Pada Kasus ini UAD sudah mampu menerapkan EIS karena semua pekerjaan dilakukan secara terkonsep dengan adanya sebuah analisis strategis, taktis dan operasional. Sehingga memudahkan rektor dalam menentukan sebuah keputusan dalam menghadapi sebuah permasalahan.

  • Support Of  Knowledge

Pada Kasus ini UAD juga telah mampu menerapkan Support of Knowledge dalam proses bisnisnya, hal ini dapat dibuktikan dengan digunakannya Office Information System / Sistem Informasi Perkantoran seperti word processor dan Excel sebagai tools untuk melakukan pengolahan data dan pembuatan laporan pada Instansi tersebut.

  • Operational Support

Pada Operational Support UAD mampu memaksimalkan penggunaan EIS sebagai alat bantu dalam menjalankan proses opersional yang terjadi, hal ini  terlihat dari proses penyimpanan  data  yang tersimpan dalam suatu database yang terorganisir dengan rapi. Hal ini  mempermudah manajemen operasional yang ada dalam melakukan pengolahan atau pemrosesan data  karena proses  transaksi akan mungkin terjadi setiap waktu dan akan mungkin pula terjadi perubahan data yang sangat cepat dalam sebuah organisasi apalagi bila dibutuhkan data yang bersifatnya realtime.

Dengan menerapkan EIS, maka akan mempunyai beberapa keuntungan. Antara lain :

  1. Meningkatkan kinerja Universitas Ahmad Dahlan
  2. Memperluas ruang kendali Universitas Ahmad Dahlan
  3. Akses data yang cepat berfungsi untuk memonitor secara real time.
  4. Mampu membuat keputusan yang tepat berdasarkan data dan waktunya.
  5. Pengembangan keputusan dapat bersifat  desentralisasi.

2.      Bussines intelligent

Business Intelligence  di UAD memiliki sambungan langsung ke Data warehouse dimana data tersebut disimpan  sehingga accessibility dan timeliness menjadikan hal yang bisa dilakukan. User seperti rector, dekan, kaprodi selalu mendapatkan akses terhadap informasi yang dibutuhkan (accessibility) secara cepat (timeliness). Business Intelligence memberikan kebebasan kepada users untuk mendefinisikan format laporan sesukanya, sedangkan Data Integrity dipenuhi oleh Data Warehouse di mana BI ini dijalankan. Adanya bussines intelligent dapat memanjakan users dengan struktur data yang memudahkan pembuatan report secara self-service dalam bentuk dimensi dan measures. Dengan mengkombinasikan measures dan dimensi yang tepat, users mendapatkan report yang diinginkan. Seperti contohnya report jumlah mahasiswa ataupun jumlah pegawai yag berada di UAD.

Berbagai kelebihan dalam penerapan BI di UAD, yaitu untuk mengumpulkan, menyimpan, menganalisis dan menyediakan akses ke data guna membantu pengguna mengambil keputusan secara akurat dengan melakukan berbagai aktivitas diantaranya, sistem pendukung keputusan, query, reporting, online analytical processing (OLAP), analisa statistik, forecasting, dan data mining untuk analisa data.

3.      Data Value

Adalah Isi data / informasi yang tercakup dalam setiap elemen data. Di UAD banyak terdapat beberapa entitas yang kemudian setiap entitas tersebut akan memiliki atributnya masing. Dari setiap atribut tersebut akan memilika data value.  Sebaagai contoh :

  • Atribut tanggal lahir memiliki data value ;

–          Hari lahir

–          Tempat lahir

–          Tahun lahir

  • Atribut alamat memiliki data value :

–          Nama jalan

–          Nama kecamatan

–          Nama kelurahan

–          Nama kotaAtribut motor memiliki data value :

–          Nomor plat

–          Warna motor

–          Merk motor

  • Atribut NIM memiliki data value :

–          Tahun masuk UAD

–          Kode fakultas

4.      Electronic data interchange

Elektronik data interchange (EDI) adalah transmisi data terstruktur antara organisasi dengan cara elektronik. Hal ini digunakan untuk mentransfer dokumen elektronik atau data kampus dari satu sistem komputer ke sistem komputer lain, yaitu dari satu kampus ke kampus  yang lain tanpa campur tangan manusia. Hal ini lebih dari sekedar e-mail, misalnya, organisasi mungkin menggantikan bills of lading dan bahkan cek dengan pesan EDI yang sesuai. Sehingga, dengan universitas menggunakan EDI transmisi data dari kampus 1 ke kampus 2 maupun ke  kampus 3  ataupun sebaliknya akan lebih mudah karena data bisa dikirim melalui email ataupun jaringan khusus yang langsung menghubungkan ke masing-masing kampus. Data yang berhasil ditransfer kemudian akan digunakan oleh setiap kampus untuk membuat laporan yang kemudian akan dilaporkan kepada rector kampus. Dengan menerapkan EDI dan teknologi serupa lainnya menghemat uang kampus dengan menyediakan alternatif, atau menggantikan arus informasi yang memerlukan banyak interaksi manusia dan material seperti dokumen kertas, pertemuan, faks, dll Bahkan ketika dokumen kertas diselenggarakan secara paralel dengan EDI pertukaran, misalnya dicetak memanifestasikan pengiriman, pertukaran elektronik dan penggunaan data dari pertukaran yang mengurangi biaya penanganan menyortir, mendistribusikan, mengatur, dan mencari dokumen kertas. EDI dan teknologi semacam itu memungkinkan kampus untuk mengambil keuntungan dari manfaat untuk menyimpan dan memanipulasi data elektronik tanpa biaya entri manual. Keuntungan lain dari EDI berkurang kesalahan, seperti kesalahan pengiriman dan penagihan, karena EDI menghilangkan kebutuhan untuk rekey dokumen di sisi tujuan. Salah satu keuntungan yang sangat penting dari EDI atas dokumen kertas adalah kecepatan di mana  kampus menerima dan menggabungkan informasi ke dalam sistem mereka sehingga sangat mengurangi waktu siklus. Untuk alasan ini, EDI dapat menjadi komponen penting dari sistem produksi just-in-time. EDI ( Electronic Data Interchange ) ini merupakan salah satu perkembangan teknologi yang berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen.

Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized”. Selain itu, sistem EDI dapat mengurangi adanya praktek KKN, dan lain sebagainya. Pengurangan dalam pemrosesan dokumen (misalnya: mengetik kembali data yang sama/redundant data). Mengurangi staf sebagai hasil dari eliminasi data re-keying,koreksi kesalahan,dll. Penurunan tingkat inventory. Ini adalah hasil dari penurunan waktu proses transaksi dan eliminasi dari ketidakpastian seperti order delivery time. Penurunan biaya untuk penanganan spesial dan pos ekspres yang disebabkan keterlambatan dalam penerimaan dan proses yang tidak efisien dalam surat-menyurat. Penurunan penggunaan telepon. Penurunan biaya pos konvensional. Penurunan dalam pengeluaran biaya transpor.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Tinggalkan komentar

Ditulis oleh pada April 6, 2012 in SPSDP

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

 
%d blogger menyukai ini: